La mission d'Ordonnancement Pilotage et Coordination
L’ordonnancement, le pilotage et la coordination sont définis à l’article 10 du décret n°93-1268 du 29 novembre 1993 relatif aux missions de maîtrise d’œuvre confiées par des maîtres d’ouvrage publics à des prestataires de droit privé.
- Ordonnancement des tâches à réaliser par les entreprises pour l’ensemble des travaux.
- Etablissement du Planning général Tout Corps d’Etat de l’opération et son suivi.
- Coordination dans l’intervention des entreprises sur le chantier.
- Assistance au Maître d’œuvre pendant la réception des travaux et la levée des réserves.
En phase de consultation des entreprises
- Etude des phasages éventuels.
- Etude des moyens à mettre en place par les entreprises et des possibilités d’installations de chantier (en liaison avec le Coordonnateur SPS).
- Etablissement du planning enveloppe pour la consultation des entreprises.
- Etablissement d’un échéancier financier.
- Analyse, en phase d’analyse des offres, des moyens proposés par les entreprises et ré-organisation éventuelle du planning.
En phase de préparation de chantier
- Etablissement du listing des tâches élémentaires lot par lot, permettant de recueillir les données des entreprises pour l’établissement du planning TCE.
- Analyse avec les entreprises des durées des tâches, des délais pour les approvisionnements particuliers, des moyens mis en œuvre en personnel et matériel…
- Etablissement du projet de planning détaillé TCE, y compris planning d’approvisionnement et de fabrication, et examen avec les différents intervenants.
- Mise à la signature, après validation par tous, du calendrier des travaux.
- Possibilité (si nécessaire) d’établissement d’un planning financier mensuel.
- Participation à l’organisation de l’installation de chantier en fonction des besoins TCE.
- Etablissement du tableau de suivi des remises de documents et visas, indiquant les dates prévisionnelles de remise des plans, documents techniques, les dates de remise effectives, ainsi que les dates de visas amenant à des plans ou documents « bon pour exécution ».
- Etablissement avec le Maître d’œuvre du tableau de remise des échantillons et prototypes, indiquant les dates prévisionnelles de présentation et les dates de validation et choix pour le respect du planning.
- Organisation des circuits des documents.
- Animation des réunions de coordination en phase préparatoire, rédaction et diffusion des comptes-rendus de coordination.
- Organisation des réunions techniques de mise au point et de synthèse (études d’exécution), avec les Maîtres d’œuvre concernés.
- Organisation des réunions préparatoires avec les services concédés, les entreprises et les Maîtres d’œuvre concernés.
En phase d'exécution des travaux
- Animation des réunions de coordination avec rédaction et diffusion des comptes-rendus de coordination. Mise en annexe éventuellement des observations des Maîtres d’œuvre.
- Contrôle du respect de l’avancement des travaux, tenue du planning, mise en exergue des avances ou retards par entreprise et par tâche (report sur compte-rendu de coordination).
- Pointage des avancements de fabrication et des approvisionnements (visite possible en usine pour contrôle).
- Tenue à jour des pénalités diverses : retard, non remise de document, défaut de nettoyage, absence aux réunions,… (sur compte-rendu de coordination).
- Tenue à jour des intempéries (sur compte-rendu de coordination).
- Pointage et analyse des moyens en effectifs et matériels des entreprises présentes (sur compte-rendu de coordination).
- Programmation des travaux à venir en tenant compte des incidences des avances ou retards constatés (sur compte-rendu de coordination).
- Recalages du calendrier des travaux lorsque nécessaire.
- Réalisation de plannings annexes détaillés si nécessaire (recalage d’une zone, témoin technique, essais techniques,…).
- Pointage des diffusions et suivi des visas des plans et documents techniques.
- Pointage des présentations des échantillons et prototypes.
- Visites de chantier (autant que nécessaire) et relances des entreprises défaillantes pour respecter les engagements du compte rendu de coordination hebdomadaire.
- Visa de l’avancement des situations de travaux en fin de mois.
- Mise à jour du planning financier.
- Participation aux réunions de CISSCT.
En phase de réception des travaux
- Organisation et planification des Opérations Préalables à la Réception.
- Etablissement des listes de réserves sous la direction du Maître d’œuvre.
- Planification et suivi des levées des réserves (y compris des réserves subsistant à la réception des travaux).
- Planification des essais et contrôles des lots techniques.
- Planification et relance pour la remise des Dossiers des Ouvrages Exécutés et transmission au maître d’œuvre.
- Assistance à la Maîtrise d’ouvrage ou Maîtrise d’œuvre, si besoin, pendant l’année de parfait achèvement des travaux.